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Verhältnisse ändern um Transformation zu ermöglichen…

Das Heilpädagogische Zentrum Hagendorn (HZH) ist eine Non-Profit-Organisation für rund 120 Kinder und Jugendliche mit geistigen und mehrfachen Behinderungen aller Ausprägungen. Als Bereichsleiterin verantworte ich die personelle, pädagogische, organisatorische und administrative Führung meiner Bereiche. Zusätzlich bin ich Mitglied der Geschäftsleitung und für die Führung der gesamten Institution mitverantwortlich.

Unsere Institution organisiert sich nach einer funktionalen Struktur. Viele Entscheidungen werden auf Leitungsebene getroffen, wobei die Mitarbeitenden nur teilweise einbezogen werden. Der Informationsfluss der Geschäftsleitung wird auf Mitarbeiterebene immer wieder kritisiert. In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass unsere Organisationsstruktur nur noch teilweise wirkungsvoll ist. Aufgrund veränderter Bedingungen müssen viele Entscheidungen rasch gefällt und Projekte zügig beendet werden können. Unsere heutige Organisationsstruktur verursacht immer wieder Rückdelegationen, was zu langen Entscheidungswegen, einem hohen Workload bei vereinzelten Personen und Frustrationen führt. Unsere Mitarbeitenden wünschen sich einen transparenteren Umgang mit Informationen und Mitwirkungsmöglichkeiten. Die Geschäftsleitung hat den Änderungsbedarf erkannt und möchte die Führungs- und Zusammenarbeitskultur mit den Mitarbeitenden agiler gestalten.

Die Erkenntnis und der Anstoss, dass ein Änderungsprozess angegangen werden muss, kommt von der Geschäftsleitung. Der Zielzustand ist bis heute offen und nicht klar definiert. Eine Workshopgruppe, welche aus zwei Bereichsleitungen und Mitarbeitenden besteht, welche sich für diese Thematik interessieren, bearbeiten das Thema in den nächsten Monaten. Als erste Aktion wurde von ihnen eine für alle zugängliche Kudo-Wand installiert, um das Thema der Wertschätzung hierarchieunabhängig anzugehen.

Zusätzlich beschäftigt sich die Geschäftsleitung mit dem Thema der Führungs- und Zusammenarbeitskultur. Als Mitglied der Geschäftsleitung ist es so auch mir möglich Veränderungen anzustossen. Welche Verhältnisse haben also eine Auswirkung auf unser Verhalten und somit auf unsere Haltung? Welche Verhältnisse haben nicht nur eine Auswirkung auf unser eigenes Verhalten sondern im besten Fall auch auf das von unserem Gegenüber? Die Kudo-Wand ist sicherlich ein Beispiel. Nach dem erst nur wenige Feedbackkarten die Wand schmückten, werden es nun stetig mehr – 1-2-4-All.

In einem ersten Workshop haben wir uns mit den Thema Achtsamkeit und wie wir achtsame Momente ins HZH bringen können auseinandergesetzt. Mein erstes Experiment habe ich daher mit Joggen über den Mittag gestartet. Da ich momentan am Morgen etwas schwierig aus dem Bett komme und es mir am Abend oft zu kalt ist, um Laufen zu gehen, habe ich mir vorgenommen über den Mittag joggen zu gehen und eine Arbeitskollegin gefragt ob sie ebenfalls mitkomme. Nicht nur verspürte ich den Drang mich mehr zu bewegen, auch wollte ich etwas gegen meine schlechte Angewohnheit meiner kurzen Mittagspausen unternehmen. Von früheren Erfahrungen weiss ich, dass mir eine längere, aktive Mittagspause gut tut. Seit gut fünf Wochen gehen wir nun 2x wöchentlich laufen. Wir sind nun bereits eine kleine Jogging-Gruppe. Und vor zwei Wochen ist nun noch ein Mittags-Yoga dazu gekommen. Die aktiven, aber auch achtsamen längeren Mittagspausen sind eine Bereicherung und scheinen auch anderen Mitarbeitenden gut zu tun.

Als weiters Experiment habe ich das Kanban-Board für unsere Geschäftsleitungssitzung eingeführt. Durch die visualisierten, terminierten Traktanden und die Hilfe des Time Timers sind alle Anwesenden aktiv bei der Sache. Wir konnten unsere Sitzungszeit massiv verkürzen. Als nächsten Schritt möchte ich nun ein öffentliches Kanban-Board mit all unseren Projekten erstellen. Momentan bearbeiten wir unsere Projekte über einen sehr langen Zeitraum. Unsere Mitarbeitenden wissen oft zu wenig über laufende Projekte. Mit Hilfe des Boards haben sie die Möglichkeit sich jeder Zeit auf den neusten Stand zu bringen und gezielte Fragen zu stellen. Nebst der Offenlegung unserer Projekte gehe ich davon aus, dass wir mit Hilfe des Boards als Geschäftsleitung weniger Projekte zur selben Zeit bearbeiten werden. Ziel wäre es stattessen, dass wir uns überlegen, wer wo unterstützend tätig sein kann, um mit Sprints und Retrospektiven den Prozess stetig zu verbessern.

Ich gehe davon aus, dass das Kanban-Board durch Offenlegung unserer Projekte und Einfordern der Veränderung unserer Arbeitsweise, bereits eine grössere Verhaltensänderung sowohl bei uns in der Geschäftsleitung, wie auch bei den Mitarbeitenden auslöst. Ich bin gespannt welche Auswirkungen dies auf unsere Haltung hat.