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Transformation der Technology Organisation

Agile Transformation

Angelehnt an den Blog aus dem Modul „Agile Organisation“ ziehe ich die grundlegende Frage direkt in diesen Blog weiter: Ist für die Teams Agiles Arbeiten eine passende Methode und auf was muss dabei geachtet werden? Welche Anpassungen und Entwicklungen sind notwendig? Sind die Teams aktuell gut aufgestellt für eine Transformation? Was heisst dies für Team- und Projektmanagement?

Zurück zur Ausgangslage, kurzer Rückblick

Aufgrund einige grössere Erneuerung im Technologiebereich der IT-Infrastruktur, und eine Reihe von neunen anstehenden wichtigen Projekten, welche für den Markt von hoher Bedeutung sind, sollte unsere Abteilung fit gemacht werden, um die bevorstehenden Herausforderungen meistern zu können.

Weg von Formelle Kultur hin zu Wertschöpfungskultur Unsere IT-Abteilung ist aktuell in Silos aufgestellt. Es sind pro Technologiedisziplin wie Netzwerk, Server, Security usw. eigenständige Teams mit dazugehörigen Teamleader. Neben Daily Business Aufgaben, wie erhalt und Stabilisierung vom laufenden Betrieb sind die Teams täglich den Projektarbeiten ausgesetzte. Der Daily Business ist mehrheitlich durch die vorhandenen Prozesse welche gem. der Organisation gestaltet sind gut zu bewältigen was allerdings nicht für die Projektarbeiten spricht.  Das Problem, das wir aktuell im Projektmanagement haben sind trotz genügender Ressourcen an Manpower die Liefertreue, zu langsam, zu teuer und dadurch unzufriedene Kunden (intern) und die Motivation der Mitarbeiter trotz hohen Engagements leidet. Kurzgesagt die die potenzielle Wertschöpfung welche vorhanden ist wird nicht maximal genutzt.

Symbolbild, Strukturen in dem Organigramm 

Eine mögliche Massnahme zur Stärkung und Stabilisierung unsere Abteilung ist die Einführung der Agilität. Dafür sind Organisatorische Optimierung gegenüber vorhandenem vorhaben empfehlenswert. Auch die Prozesse, Skills und Kultur sollte gestärkt werden, um eine eventuelle Veränderung langfristig und nachhaltig zu bewirken.

Transferproramm Agile Organisation

Um diese Massnamen in Angriff zu nehmen, sollte als erstes auf Teamebene und Projektmanagement ein Wandel stattfinden. Um diesen Wandel der Organisation zu erläutern, setzen ich das «Lean Transformation Canvas» Modell ein. Dabei versuche ich die Treiber zu identifizieren und den Mehrwert für die Transformation herauszufinden, Ob die Betroffenen Teams eine neue Entwicklung benötigen und ev. Anpassungen notwendig sind wird sich im laufe der Transformationsprozess herausstellen.

Template Lean Transformation Canvas

Ein Eingriff in der Organisation muss sehr achtsam und in kleinen Schritten umgesetzt werden. Ziel dieser Transformationsprogram sollte es sein, eine Stärkung der Lieferkultur und Transparenz zu etablieren, Sicherheit bei den Angestellten zu schaffen und langfristig Agilität zu leben.

Dafür setze ich das Template «Lean Transformation Canvas». Der Austausch bei der Ausfüllung und die Analyse danach soll in einem Team (zwei Teamkollegen und ein Teamleiter) stattfinden. In dieser geplanten Meeting wurde der Sinn und Zweck dieser Arbeit vermittelt und das herangehen für das Ausfüllen erklärt. Nach Aufklärung aller Fragen haben wir alle Kategorien mit via «Miro» ausgefüllt. Dabei hat die Reihenfolge keine Rolle gespielt. Dank erste Erfahrungen in der CAS Schule, konnte ich das Ganze ziemlich gut moderieren. Für das Team war ein solcher Template eine neue Erfahrung.

Template Lean Transformation Canvas: Technologie Organisation Swissgrid AG

Gemäss dem abgebildeten Template ist durch eine Transformation der Organisation in die Agile Welt einiges an Mehrwert zu erkennen. Neben der Transparenz bei der Arbeit, ist die Termintreue, Abschluss der Projekte sehr wichtig. Die regelmässige Kommunikation, positives Feedback, Teamarbeit, Angepasste Prozesse uns Support für die Arbeitsweise usw.. Es sind einige Faktoren dabei die nur als Annahme platziert sind. Beispiel beim Register B (Risiken und Störfaktoren) oder C (Fortschritte & Erfolgsfaktoren). Um darüber genaue Erkenntnisse zu gewinnen, müsste ein Experiment in einem Team (oder über mehrere Teams) durchgeführt werden.

Als nächste Massnahmen wäre eine Hypothese aufzustellen und dazu ein kleines Experiment durchführen. Das kann ein von vielen wichtigen Themen sein, die es für eine Transformation zur Agilität massgebend sind. Das kann Transparenz bei der Arbeit betreffen oder Anpassung eines Prozesses oder etwas im Bereich der Softskills oder Kommunikation innerhalb der Teams.

Insgesamt gewinnt IT-Infrastruktur Verbesserung in Ausrichtung des Business Unit. Sie ist stabil aufgestellt und kann dadurch Ihren Service stärken.

Egal welches Thema von den oben erwähnten ausgewählt wird, die Erkenntnis zu Fortschritt sollte spürbar sein und positiv auf das Resultat als Ganzes gelten. Dabei ist die Wahrnehmung der Betroffenen Teammitglieder und vom gelieferten Service.

Sollten sich die Experimente laufen zur positiv auf unsere Abteilung dazu beitragen, soll zu einem späteren Zeitpunkt eine Grössere Einschnitt ein bestehenden Arbeitstools und Prozesse gemacht werden. Dazu einige Angaben:

Projektmanagement: Projektmethode Agilität, mit angepassten Prozessen und Werkzeug welche dafür abgestimmt sind, wie KANBAN, Lean und Scrum.

Teamebene: Validierung der heutigen Organisation mit dem Ziel auf selbst organisierte Teams. Dafür benötigen die Teammitglieder Schulungen, Zertifizierungen ev. neu Rekrutierung oder Support für die Teams.  

Quellenverzeichnis:

  • FHNW 2022, Studiengang CAS Agile Organisation, Thema: Dozierende: Agile Organisation Agile Organisationen Thomas Haas | thomas.haas@gobeyond.co
  • Ganzheitliches Systemkonzept einer Organisation – eine Einführung in die 7 Wesenselemente (Zusammengestellt von Trude Kalcher)
  • Buch: Strategility von Kerstin Pichel; Thomas Haas; Bernhard Kruschitz