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Blog Transformation: Einsatz eines Canvas zur Problemlösung

Ausgangslage:

Für die Verpackungsanlagen wird qualifizierte Prozessluft benötigt. Diese wird in der Technikzentrale des Gebäudes mit Kompressoren hergestellt. Die Feuchtigkeit der Prozessdruckluft ist genau festgelegt. Aufgrund eines Findings durch FDE muss das fehlende Monitoring nachgerüstet werden und alle Rohrleitungen alters halber ausgetauscht werden. Aufgrund der vergangenen Transformation am Standort haben sich die Zuständigkeiten an den Assets verändert. Der Betreiber der Verpackungslinie ist nicht mehr für die Prozessluft verantwortlich, hat aber Schwierigkeiten diese abzugeben, da es seinen Prozess stark beeinflusst. Der Betreiber der Prozessdruckluft, das Engineering, ist noch nicht ganz in seiner Verantwortlichkeit angekommen und sieht seine Rolle noch nicht. Dazu gesellten sich noch die Quality, welche das Monitoring durchführt. Es entstand ein Hickhack über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Es war nicht klar, wer welche Rolle im Vorhaben hat. Für meine Rolle als Projektportfolio Manager sind aber klare Rollen im Capex Prozess sehr wichtig, da die Verantwortlichkeiten damit klar vergeben sind.  

Methode

Für die Sitzung habe ich ein Driver Canvas eingesetzt. Mit der Methode über die vier Punkte und Fragen konnte jeder in der Gruppe sich äussern und ein Alignment wurde gefunden. Die Teilnehmer konnten sich mit dem durch mich und die Fragen geführten Gespräch auf die Problemstellung einlassen und ein sachliches Gespräch führen. Partikularinteressen konnten ausgeblendet werden und wir konnten Entscheidungen im Sinne der ganzen Site treffen und nicht im Sinne einzelner Organisationen. Das hat uns einen Schritt weiter gebracht, holistische Entscheide zu treffen. Im Sinne von: Was gut für die Site ist, ist auch gut für mich. Das Template für das Gespräch habe ich im Modul Transformation im CAS Agile Organisation kennengelernt. Am Meeting habe ich es nur für mich ausgefüllt und nicht mit der Gruppe geteilt. 

Fazit:

Das Canvas ist eine sehr gute Hilfestellung bei der Gesprächsführung, wenn die Fronten schon etwas verhärtet sind. Jede konnte seine Bedenken und Erwartungen äussern. Dadurch ist ein Dialog entstanden. Die Teilnehmer haben sich eher auf die Sache als auf die Emotionen fokussiert. Die Situation konnte geklärt werden. Im Anschluss konnten klare Aufgaben vergeben werden und die Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Die Rolle des Projekt Owners wurde dem Engineering zugewiesen, die Rolle des Business Prozess Owner ist der Betreiber der Linie, er ist der Bedarfsträger. Quality ist Teil des Projektes und wurde damit dem Engineering zugewiesen. Damit ist sichergestellt, dass sich der Betreiber der Linie sich auf seine Kernaufgabe, die Herstellung von Arzneimitteln, fokussieren kann und von den Serviceorganisationen, Engineering und Qualtiy unterstützt wird. Es gingen alle mit einem guten Gefühl aus dem Meeting, allen war klar, es brauch jeden. 

Es zeigte sich für mich klar, dass es auch zwei Jahre nach der Cocreation (Transformation) noch in einigen Bereichen Abstimmungen braucht und immer wieder Fragen zur Verantwortlichkeit über Themen aufkommen und es damit unklare Situationen gibt. Das Template habe ich mit einem Kollegen in meiner Gruppe geteilt, der es für ein Gespräch über die Verortung einer Stelle genutzt hat. Auch ihm ist es gelungen, damit Klarheit und ein angenehmes Gespräch zu schaffen.