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Agiles Manifest – Eine Chance für eine 100 jährige NPO?

FHNW, CAS Agile Organisation // Modul Agile Basic // Daniel Barmettler

Agiles Manifest – Eine Chance für eine 100 jährige NPO?

Die Wurzeln des Agilen Manifest finden den Ursprung in der Software Industrie und bilden die Basis einer einheitlichen agilen Arbeitsweise. Dieses Prinzip hat sich nicht nur in industriellen Branchen manifestiert. Eine konsequente Dienstleistungsorientierung, schlanke Prozesse, Anpassung an Veränderungen der Kund*innen, Anforderungen der Umwelt, kurze Projektzeiten und raschere Produkteinführung am Markt – Nutzen die nicht nur für die Industrien ein Gewinn sind.

Die NPO’s sind zunehmend mit Themen wie Markt- und Profitcenterorientierung konfrontiert. Die Finanzierung durch den Staat wird sozialpolitisch zunehmend reduziert, es müssen neue Finanzierungsquellen erschlossen werden. Zudem müssen die Dienstleistungen bedarfsorientiert nach Kund*innen und Markt entwickelt und ausgerichtet werden.

Im Kern funktionieren NPO’s wie Pro Infirmis vielfach partizipativ und werteorientiert. Dies sowohl auf der strategischen wie auch auf der operativen Ebene. Frederic Laloux hat den Weg einer «Organisation der Zukunft» aus meiner Sicht auch mit agilen Prinzipien eingefärbt (Laloux, F. 2015: Reinventing Organisations, Franz Vahlen Verlag). Mit diesen Inhalten setzen sich in letzter Zeit die NPO’s in der Sozialen Arbeit zunehmend auseinander.

Das Agile Manifest – Die vier Leitsätze mit Bezug zu NPO’s

Abb. 1: Agiles Manifest, 1. Grundsatz

Der Mensch steht im Fokus und der Dialog ist wichtiger als statische und technische Abläufe und Prozess. Mitarbeitende wie auch Kund*innen verfügen über Wissen, Knowhow und Erfahrungen.

Bei Pro Infirmis steht der Auftrag in der Zusammenarbeit mit Menschen im Zentrum. Dennoch lebt die Organisation auf einem sehr hohen Level konzeptionelles und wissenschaftliches Arbeiten. Die Dienstleistungsentwicklung findet in der Tendenz auf dem Papier statt. Im Kern ist das Agieren mit den Menschen zwar in der Grundhaltung implementiert, dennoch liegt der Output vielfach in sehr umfassenden Dokumentationen, welche sich zunehmend als nicht nachhaltig ausweisen.

  • Konsequenter Miteinbezug der Klient*innen in strategischen Prozessen
  • Entwicklung der Dienstleitung in Mitwirkung der Fachpersonen und Kund*innen
  • Förderung des Wissenstransfer bei einfachen wie auch komplexen Fragestellungen
Abb. 2: Agiles Manifest, 2. Grundsatz

Eine verlässliche und auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen ausgerichtete Software steht vor umfassenden sowie komplexen Papierdossiers.

In den zurückliegenden sieben Jahren musste Pro Infirmis einige grosse Software/Systeme (ABACUS, Zeit- und Leistungserfassung, CASEnet etc.) ersetzen und neu einführen. Als Spendengeld orientierte NPO stehen die steigenden Kosten von EDV/IT Projekten immer wieder in der Kritik. Deshalb wird oft in Teillösungen investiert (Eingrenzung von Lizenzen, Reduktion von Schnittstellen und Parameter etc.). Auch in Bezug Support fehlt es zunehmend an Knowhow und Kompetenzen. Ich bin überzeug, dass sich in diesem Bereich sehr viele Ressourcen zugunsten der direkten Klientenarbeit generieren lassen würde.

  • Entwicklung des Klientendossiers durch Miteinbezug einer Echogruppe der Fachpersonen vor Ort.
  • Analyse welche Daten in welchen Dokumenten zwingen erfasst werden müssen. Alles nicht Relevante wird nicht mehr erhoben.
  • Ausbau des IT-Supportes und gezielte Schulung von Mitarbeitenden in der Userfunktion.
Abb. 3: Agiles Manifest, 3. Grundsatz

Die Kundenorientierung beinhaltet eine explizite Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit. Erwartungen, Dienstleistungserbringung und Qualität müssen gemeinsam geklärt werden. Insbesondere die Verbindlichkeit zu Finanzierer (BSV, Kantone etc.). erfordern eine verlässliche Gegenseitigkeit.

Die Vernetzung zu Organisationen, Behörden, Politik, Betroffenen, Angehörigen, Finanzierer etc. ist ein wichtiges und gelebtes Verständnis bei Pro Infirmis. Ca. 15% der geleisteten Stunden werden bei uns in Networking investiert. Dadurch beschafft sich Pro Infirmis Zugänge zu Schnittstellen. Dies unterstütz die gezielte Triage von Klient*innen zu unseren wie auch zu externen Dienstleistungen. Dies entlastet das gesamte Sozialsystem.

  • Die Dienstleistungsprozesse werden im Trialog zwischen Klient*innen, externen Partnerorganisationen und Pro Infirmis gezielter abgestimmt.
  • Langfristig laufende Finanzierungen wie mit dem BSV benötigen eine erhöhte Aufmerksamkeit und Begleitung in der Zusammenarbeit.
  • Relevante Stakeholder und Key-Person werden gezielt und regelmässig begleitet
Abb. 4: Agiles Manifest, 4. Grundsatz

Organisationen befinden sich laufend in einem Wandel, weil die Umwelt, die Bedürfnisse und die Anforderungen sich immer rascher und umfassender verändern. Es benötig Wachsamkeit Trends zu erkennen und diese zeitnah umzusetzen. Je agiler eine Organisation funktioniert, umso effektiver und effizienter kann Pro Infirmis vom Reagieren ins agieren verändern. Die Pandemie zeigte, wie rasch bestehende Pläne ihre Wirkung innert kurzer Zeit verloren haben.

Pro Infirmis hat in der Tendenz ein eher träges Reaktionsmuster in Bezug Umgang mit Veränderungen. Dies Aufgrund komplexer Strukturen zwischen Hauptsitz und der Kantonalen Geschäftsstellen, Die Verflechtung verschiedener Zuständigkeiten infolge der Matrixstruktur etc. führen oft zu Unklarheiten. Vielfach fehlt es auch an Mut, einen ersten Entscheid zu fällen und einen ersten Schritt zu wagen.

  • Entwicklung eines Transformationsteams über alles Dienstleistungen hinweg.
  • Entwicklung einer Haltung, welche weg geht von der umfassenden Perfektion und bis ins letzte Detail konzipierte Prozesse, hin zu pragmatischen Lösungen und raschen Umsetzung.

Fazit – Agiles Manifest als implementierbares Konzept in einer NPO

Auch in einer komplex wirkenden Organisation wie Pro Infirmis, ist das Agile Manifest ein grundsätzlich rudimentäres Konzept das wirkungsvoll als übergeordnetes Handlungsprinzip integriert werden kann. Insbesondere der erste und der vierte Grundsatz birgt ein grosses Potential. Ich bin sicher, dass ein einfaches Modell auch von Mitarbeitenden mitgetragen wird und den Mindset prägen könnte. Die gewonnen Ressourcen kommen letztlich unserem Primärkunden zugute.

Pro Infirmis – Nationale Fachorganisation und NPO

Pro Infirmis bekämpft die Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen und setzt sich für ihre Inklusion und Selbstbestimmung ein. Als grösste Fachorganisation der Schweiz berät und begleitet Pro Infirmis Betroffene und ihre Angehörigen in allen Lebensbereichen und unterstützt sie mit vielseitigen Dienstleistungen.

Die kantonalen Geschäftsstellen werden als autonome, dezentrale Filialen des Hauptsitzes geführt und erbringen die Dienstleistungen vor Ort. Die Supportprozesse wie Finanzen, Controlling, HR etc. werden durch den Hauptsitz erbracht. Die finanziellen und strategischen Parameter werden jedoch durch den Hauptsitz gesteuert, unter Mitgestaltung der kant. Geschäftsstellen.